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Archiviazione Documentale

L’archiviazione documentale consente la memorizzazione dei documenti ricevuti direttamente nel sistema gestionale. L’integrazione con i moduli amministrativo/commerciale semplifica la ricerca e la catalogazione dei documenti. I documenti archiviati infatti diventano parte integrante dell’archivio aziendale e possono essere consultati liberamente da tutti gli utenti autorizzati.


L’archiviazione documentale si sviluppa in tre moduli collegati tra loro. Si parte dal modulo principale incaricato dell’acquisizione dei documenti ricevuti (file di immagine, fax, documenti elettronici o tramite scanner) e della relativa archiviazione all’interno del sistema gestionale; si prosegue con un modulo particolarmente innovativo, in grado di riconoscere otticamente (OCR) il documento, decodificare il contenuto e registrarlo direttamente nei campi dell’archivio; si conclude con il modulo di archiviazione sostitutiva realizzato per poter effettuare la dematerializzazione cartacea dei documenti originali ed archiviarli su supporti ottici nel pieno rispetto delle normative vigenti.


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Dettagli

Configurazione Documenti

Il principale vantaggio di questa soluzione consiste nella possibilità di identificare il documento ed assegnarlo direttamente ad un cliente/fornitore. Ad esempio dopo aver acquisito (la prima volta) un fattura fornitore il sistema memorizzerà automaticamente la conformazione del documento ed il fornitore associato, riproponendolo in automatico ogni qual volta verranno elaborate nuove fatture dello stesso fornitore. Se presente il modulo Registrazione OCR, il programma di configurazione consentirà di specificare il dettaglio dei campi da sottoporre a riconoscimento ottico. In questo modo ogni singola informazione potrà essere riconosciuta già in fase di archiviazione. Ad esempio, è possibile far si che durante la memorizzazione di una fattura fornitore, il sistema riconosca automaticamente gli articoli presenti e li riporti come dettaglio del documento (completi di quantità, prezzi, sconti, note, commesse, ecc..) alimentando automaticamente i carichi di magazzino. Il sistema è in grado di creare automaticamente le anagrafiche dei prodotti non presenti in archivio sulla base di informazioni specifiche per il fornitore.

Archiviazione Documenti

L’archiviazione dei documenti si basa esclusivamente sulla configurazione dei documenti acquisiti e consente la trasformazione in formato elettronico di qualsiasi documento processato. Tali documenti verranno memorizzati all’interno di uno spazio riservato (possibilmente su server) e resi disponibili per la consultazione. I documenti vengono memorizzati in formato PDF/A che a differenza del formato PDF supporta la firma digitale ed è quindi idoneo all’utilizzo nell’archiviazione sostitutiva. Grazie al formato PDF/A nativo, non è richiesta alcuna conversione di formato poiché i files sono già conformi.

Documenti Browser

L’integrazione con il programma Documenti Browse, semplifica ogni operazione di ricerca in quanto oltre al dettaglio del documento è possibile visualizzare i documenti originali. Non ci sono limiti per quanto riguarda il numero di pagine presenti all’interno di un documento ed è possibile allegare ad un unico documento fino a 10 documenti differenti. La qualità dei documenti è strettamente legata alle caratteristiche tecniche dello scanner utilizzato per l’acquisizione.

Generazione barcode

Il programma permette la generazione automatica dei codici a barre per tutti gli articoli di magazzino inseriti. Il tipo di codice a barre generato dipende dalle impostazioni scelte nella configurazione dell’azienda (Tipo di codice a barre, Codice Nazione e Codice produttore).

Movimenti di magazzino

Mediante il programma di visualizzazione e stampa dei movimenti di magazzino è possibile ottenere un riepilogo di tutti i documenti emessi ed il loro risultato agli effetti dell’inventario. Tutti gli strumenti sono progettati per semplificare la gestione di magazzino ed effettuare tutte le analisi necessarie.

Visualizzazione e Stampa Inventario di Magazzino

Attraverso il programma di visualizzazione e stampa inventario di magazzino è possibile ottenere la situazione dei magazzini gestiti ad una data specifica. E’ inoltre possibile ottenere una visualizzazione dettagliata dei costi per commessa di produzione e/o matricola (utile nel caso di prodotti con identico codice di magazzino ma con costi differenti).

Confezioni ed Imballi

Attraverso il programma di gestione delle confezioni ed imballi è possibile definire per ogni prodotto i tipi di imballi utilizzabili. Attraverso di essi, il programma è in grado di calcolare automaticamente il peso lordo, netto ed il volume necessario per il trasporto dei prodotti. E’ possibile definire per ogni tipologia di imballo un massimo di 5 confezioni da utilizzare per ogni singolo prodotto e specificare il numero di prodotti per ogni confezione.

Contabile articolii

Attraverso il comodo programma di interrogazione della contabile articoli è possibile visualizzare tutte le informazioni generate dalle movimentazioni di magazzino. Le informazioni vengono raggruppate in tre aree:
- Dati contabili di magazzino
- Dati contabili storici (per commessa)
- Dati statistici
Tutte le informazioni possono essere riepilogate per deposito (singolo deposito / tutti i depositi), per variante (singola o tutte) e possono essere valorizzate in base ad una valuta scelta dall’utente. Questo permette di valorizzare velocemente i costi in diverse valute.
Dati contabili di magazzino
In questa area, vengono visualizzate le informazioni relative ai costi di acquisto, di vendita, di produzione ed i dati relativi agli ordini / impegni.
Dati contabili storici (per commessa)
In questa area, vengono visualizzate le informazioni storiche dell’ articolo. E’ possibile creare un numero infinito di situazioni contabili per ogni articolo / commessa.
Dati statistici
In questa area, vengono visualizzate alcune informazioni statistiche generate automaticamente dalle movimentazioni di magazzino.
Gestione Storico Contabile articoli
Attraverso questo programma è possibile inserire manualmente le situazioni contabili di magazzino relative a periodi storici. Tali informazioni permettono, attraverso il modulo di produzione, di calcolare i costi di produzione per commesse già chiuse o mantenere una traccia dei costi di acquisto degli articoli nel tempo.

Schede tecniche

Può capitare di dover allegare ad un documento commerciale (DDT, Ordine, Impegno, Fatture, Packing List, ecc) una o più schede che descrivano esattamente tutte le caratteristiche tecniche dei prodotti in oggetto. Queste caratteristiche possono essere rappresentate sia in formato tabellare (con righe e colonne) sia sotto forma di documento di testo (formattato). Attraverso il programma di gestione delle schede tecniche è possibile definire la struttura ed il contenuto predefinito delle schede tecniche da associare agli articoli di magazzino. Ogni singola scheda tecnica può essere associata a più articoli e/o varianti per essere richiamate automaticamente / manualmente nei documenti emessi. E’ inoltre possibile modificare i dati predefiniti (della scheda tecnica) di volta in volta senza modificare i dati originari.



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